خدمات اداری و پرسنلی

  خدمات اداری و پرسنلی

مقدمه

تمامی شرکت ها و بنگاه های اقتصادی بدون در نظر گرفتن بزرگی و یا کوچکی شان، درگیر فرآیند های مربوط به

خدمات اداری و پرسنلی بوده که بسیار حائز اهمیت هستند و از طرفی رعایت شدن الزامات قانونی در آن ها بسیار

مهم است .

خدمات اداری و پرسنلی مانند محاسبه ی کارکرد پرسنل، محاسبه ی جمعه های کاری و تعطیلات، حضورو غیاب

پرسنل، کارت زنی، حق بیمه، پرداخت حقوق و مزایا و موارد بسیار دیگر که نیازمند انجام شدن با تبحر و دقت بالا

می باشند. برای محقق کردن این امر مهم، بهتر است مسئولیت آن ها به افراد متبحر ومتخصص سپرده و یا از چنین

افرادی مشورت خواسته شود.

موسسات خدمات مالی و حسابداری و حساب رسی مانند موسسه یارا مشاور نیز در راستای همین منظور فعالیت

می کنند و می توانند در تمامی موارد بالا به صاحبان مشاغل و بنگاه های اقتصادی مشاوره و خدمات ارائه کنند.

گروه یارا مشاور برای ارائه خدمات اداری و پرسنلی با بیش از 15 سال سابقه آماده خدمات رسانی به شما عزیزان

است. برای دریافت خدمات اداری و پرسنلی با ما تماس بگیرید.

انواع خدمات اداری و پرسنلی

از انواع خدمات اداری و پرسنلی می توان به موارد زیر اشاره کرد:

1.   کنترل و محاسبه ی ساعات کاری پرسنل

2.   محاسبه کردن بیمه، حقوق و مالیات پرسنل شرکت و ارسال و پیگیری امورمربوطه با سازمان های ذی ربط

3.   تهیه کردن فیش های حقوقی نیرو ها و انواع نامه های اداری پرسنل

4.   پیگیری کردن و انعقاد قرارداد های پرسنل و ثبت کردن آن ها در اداره ی کار

5.   محاسبه کردن تسویه حساب نیرو ها و پرسنل

6.   محاسبه کردن عیدی و سنوات و طلب مرخصی پرسنل

همکاران ما در موسسه یارا مشاور میتوانند در تمامی زمینه های یاد شده به صاحبان مشاغل وبنگاه های اقتصادی

مشاوره تخصصی دهند. در ادامه با ما همراه باشید تا با انواع خدمات اداری و پرسنلی بیشتر آشنا شوید.

ارائه و انجام امور کارگزینی و استخدامی

برخی از امور کارگزینی و استخدام کارمندان و پرسنل شرکت ها و بنگاه های اقتصادی مانند آگهی های استخدام،

تماس گرفتن با کاریابی ها، تهیه فرم های اطلاعات تخصصی و اطلاعات شخصی، هماهنگ کردن مصاحبه های

تخصصی و مصاحبه های عمومی و … است که مربوط به بخش کار گزینی است اما واحد های مالی شرکت ها باید

در این موارد اقداماتی را انجام دهند.

آگاهی داشتن از برخی مسائل قانونی همانند این که اگر در خواست استخدام به واحد های کاریابی ارائه شود می

تواتند باعث معافیت مالیاتی شود امکان حفظ منافع مالی و حقوقی زیادی را برای شرکت ها به ارمغان می آورد.

شرکت ها و بنگاه های اقتصادی حتی در صورتی که واحد های اداری و کار گزینی دارند می توانند بادریافت مشاره

از موسسه یارا مشاوراز معافیت ها و امتیازات قانونی آگاه و بهره مند شوند.

تنظیم و انعقاد قرارداد کارمندان

شرکت ها بر اساس تخصص های مورد نیاز خود امکان دارد که برخی از افراد و پرسنل خود را به صورت پاره

وقت یا مشاوره ای و برخی را به صورت تمام وقت استخدام کنند که عقد هر کدام از این قرارداد ها بادیگر تفاوت

دارد و الزامات قانونی هر یک مخصوص به خود است.

در هر کدام از این قرارداد ها نیاز به ذکر موارد قانونی خاص و نیاز به عدم ذکر برخی موارد دیگر است که ازایجاد

مشکلات قانونی احتمالی درآینده برای طرف قرارداد و شرکت جلو گیری شود.

افراد و پرسنل شرکت پس از اتمام تعهد و قرارداد خود با شرکت ممکن است ملزم به انجام معاینات خاصی باشند و

سلامتی پزشکی آن ها مورد بررسی قرار گیرد .

و یا این که برخی پرسنل لازم است که محل خدمت شان جا به جا شود و تغییر کند که الزاما باید در درقرارداد اولیه

ی آن ها ذکر شود یا این که برای تمدید قرارداد شرایط و مواردی خاص قید شود.

همگی این موارد می تواند کارفرما و شخص یا اشخاص طرف قرارداد را دچار مشکل و گرفتار در پیچ و خم های

قانونی کند که بهترین کار برای پیشگیری از وقوع چنین مشکلاتی مشورت و کمک گرفتن از افرادی است که

متخصص این امور در حوزه ارائه خدمات اداری و پرسنلی هستند هستند.

تنظیم پرونده پرسنلی از کارمندان

تمامی شرکت ها و بنگاه های اقتصادی نیاز دارند که الزاما برای تک تک کارکنان و پرسنل خود یک پرونده ی کامل

پرسنلی داشته باشند که درآن تعدادی مدارک بایگانی شده است.

مدرک تحصیلی، کپی شناسنامه و کارت ملی، عکس پرسنلی، فرم درخواست شغل به همراه تمام مشخصات، گواهی

نامه ی آموزش ها و دوره های طی شده و بسیاری از موارد دیگری که بسته به نوع تخصص و کار می تواند

متفاوت باشد باید در این پرونده جمع آوری شده و نگهداری گردد.

برخی از مدارکی که در پرونده ی پرسنلی کارکنان است از اهمیت بالایی برخوردار است مثل مشخصات شخصی

کامل، آدرس دقیق مکان زندگی و ضمانت نامه های کافی در صورت بروز درگیری مالی فرد درشرکت از دسته

مواردی هستند که نبود آن ها در پرونده ممکن است برای کارفرما ایجاد دردسر کند.

بنگاه های اقتصادی و شرکت ها می توانند تشکیل پرونده های پرسنلی افراد و کارمندان خود و حتی نگهداری آن ها

را به صورت کامل به موسسات یارا مشاور سپرده و یا برای داشتن اطمینان کامل از چنین موسساتی مشورت

بگیرند.

ثبت نام بیمه کارمندان و ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی

تهیه کردن لیست بیمه و ارائه دادن اطلاعات کارکنان و پرسنل به سازمان تامین اجتماعی باید در فرمت مشخص و

در زمان های تعیین شده انجام شود تا شرکت مشمول جریمه های دیر کرد نشود.

بعضی وقت ها کارفرما به دلیل نداشتن آگاهی از قوانین و ثبت و تهیه و ارسال بیمه نامه ها امکان داردتعداد افراد و

یا تخصص ها و مهارت های آن ها را با دقت وصحت ثبت نکند و همین امر می تواند باعث شکایت کارکنان و

پرسنل و ایجاد دعوای های اداری شود.

پس بهتر است برای پیشگیری از چنین اتفاقاتی کارفرما ها از مشاوره های افراد متخصص در زمینه امور اداری و

پرسنلی بهره بگیرند تا از قوانین بیمه ای آگاه و با تغییرات آن ها به روز باشند.

خدمات مربوط به دستگاه ساعت زنی کارمندان

در گذشته های نه چندان دور تمامی شرکت ها اعم از کوچک و بزرگ برای ثبت کردن ورود و خروج پرسنل و

کارمندان شان از دفتر های بزرگی استفاده می کردند و که هر ماه آن ها را به بایگانی می سپردند.

ثبت و نگهداری ورود و خروج کارمندان، مرخصی و ماموریت های بین ساعات کاری و … به صورت کاغذی

ودستی بسیار مشکل و از طرفی محل خطا بوده است.

در سال های اخیر اما دستگاه های کارت زنی و یا دستگاه های ثبت اثر انگشت برای راحتی و سریع شدن ثبت ورود

و خروج کارمندان و پرسنل ساخته شده اند که بسیار مفید و کار آمد هستند.

اما نیاز است که خرید و نصب و پشتیبانی آن ها توسط شرکت های معتبر وبا متخصص انجام گیرد تا تمام چیز ها به

دقت ثبت شوند.

دلیل این کار این است که همین دستگاه ها در صورت رعایت نشدن یک سری نکات در حین نصب وتنظیمات می

توانند مشکلات اضافه و بیشتری را برای شرکت و کارفرما ایجاد کنند.

محاسبه حقوق پرسنل

برای محاسبه کردن حقوق پرسنل و دستمزد آن ها و پرداخت کردن آن نیازبه مشخص بودن حضور و غیاب و

مرخصی ها و کار کرد واقعی پرسنل در طول یک ماه می باشد.

رخ دادن کوچک ترین اشتباهی در محاسبه کردن این فاکتور ها ممکن است در مبلغ نهایی تفاوت فاحشی ایجاد کرده

و باعث اعتراض کار کنان و یا ضرر زدن به کارفرما شود.

نحوه ی محاسبه ی هر یک از موارد بالا به صورت صریح و دقیق در قوانین آمده است و تنها لازم است افرادی که

در این زمینه فعالیت می کنند و مسئول هستند تخصص و مهارت لازم را داشته باشند و ازقوانین نیز آگاه باشند.

البته به خاطر تغییر کردن برخی از قوانین لازم است که شرکت ها برای جلوگیری از وقوع هر گونه اشتباه و در

ادامه ی آن ایجاد ضرر و زیان برای شرکت، از مشورت های افراد و موسسات متبحر در این زمینه کمک بگیرند .

ثبت نام و تمدید دفترچه بیمه

بعضی از شرکت ها و بنگاه های اقتصادی مخصوصا اگر تعداد پرسنل و کارمندان آن ها زیاد باشد به منظورکم کردن

میزان دفترچه ی مرخصی و افزایش کیفیت حضور کارمندان ونیرو های خود،  کار های مربوط به صدور، تمدید،

تعویض و سایر کار های مربوط به دفترچه ی بیمه کارکنان و خانواده ی آن ها را خود بر عهده می گیرند.

موسسات یارا مشاورمی توانند انجام تمامی این امور که مربوط به دفترچه ی بیمه است را بر عهده بگیرند و در

وقت و هزینه افراد و نیرو های شرکت ها صرفه جویی شود.

هدف ارائه خدمات اداری و پرسنلی

همان طور که در بالا اشاره شد، خدمات اداری و پرسنلی بسیار گسترده اند و اگر شرکتی بخواهد همه ی این موارد

را خود بر عهده گرفته و انجام دهد، نه تنها باعث مصرف انرژِی و نیرو و منابع مالی زیاد برای این بخش می

شود، بلکه احتمال بروز خطا نیز افزایش پیدا میکند.

احتمال بروز خطا به این دلیل زیاد است که ممکن است مسئولین این بخش ها با قوانین جدید و تغییر آن ها آشنا

نباشند و یا دقت لازم را نداشته باشند.

برای رفع همین نیاز موسسات خدمات مالی و اداری به وجود آمده اند که باعث بالا رفتن سرعت و هم چنین بالا

رفتن دقت در انجام تمامی این امور می شوند.

ارائه خدمات اداری و پرسنلی

فرایند امور اداری و پرسنلی در همه شرکت ها و بنگاهها اقتصادی اعم از اینکه کوچک باشند یا بزرگ ازاهمیت

ویژه ای برخوردار بوده و نیازمند دقت و رعایت الزامات قانونی مربوط به آن است . امور اداری مانندحضور و

غیاب پرسنل ، محاسبه کارکرد آنها ، کارت زنی ، محاسبه جمعه کاری و تعطیلات ، حق بیمه ،پرداخت حقوق و

مزایا و بسیاری دیگر باید در نهایت دقت و تبحر انجام شود برای دستیابی به یک چنین هدفی باید انجام امور به

افراد متخصص و متبحر سپرده شده و یا اینکه از این افراد مشورت گرفته شود .

موسسه یارا مشاورمی توانند در همه زمینه های یاد شده به صاحب آن مشاغل و بنگاهها اقتصادی مشاوره های

تخصصی ارائه نمایند .خانم ویدا شاکردوست در اختیار داشتن تیمی خبره می تواند کلیه خدمات اداری و پرسنلی ذیل

را به مشتریان خود ارایه کرده و از واحد مالی و حسابداری شرکتهاپشتیبانی نماید:

لیستی از خدمات حسابداری اداری و پرسنلی

انجام امور کارگزینی و استخدامی :

امور کارگزینی و استخدام پرسنل مانند آگهی استخدام ، تماس با کاریابی ها ، تهیه فرم های ارائه اطلاعات شخصی

و تخصصی ، هماهنگی مصاحبه عمومی و تخصصی بخشی از کارهای مربوط به واحد کارگزینی بوده که واحد مالی

شرکتهای باید در این خصوص اقدامات لازم را انجام دهند.

آگاهی از امورقانونی مانند اینکه ارائه درخواست به کاریابی ها باعث معافیت های مالیاتی میشود می تواند منافع

مالی و حقوقی زیادی برای شرکت به همراه داشته باشد .

شرکت ها حتی در صورت داشتن واحد اداری وکارگزینی می توانند با مشاوره گرفتن از موسسات خدمات حسابداری

و مالی از بسیاری معافیت ها وامتیازات قانونی بهره مند شوند .

تنظیم و انعقاد قراردادهای کار مدت معین کارکنان ، قراردادهای آزمایشی، قراردادهای تمدیدی،قراردادهای تجدیدی،

قراردادهای مشاوره، انتقال، جابجایی، خاتمه خدمت کارکنان و سایر موارد مشابه طبق ضوابط و دستورالعمل های

وزارت کارشرکت ها بر اساس نیاز خود و بر اساس تخصص هایی که احتیاج دارند ممکن است بخشی از پرسنل

خود را به صورت تمام وقت و برخی دیگر را پاره وقت ومشاوره ای استخدام کنند که نحوه عقد قرارداد با هر یک

از آنها متفاوت بوده و الزامات قانونی مخصوص به خود را دارد .در فرمت هر یک از این قرارداد ها باید موارد

قانونی خاصی قید شود و از ذکر برخی دیگر امتناع گردد تا در آینده برای کارفرما و طرف قرارداد وی مشکلات

قانونی ایجاد نشود .

پرسنل بعد از پایان قرارداد و تعهد خود به شرکت در صورت لزوم باید معاینات خاصی انجام دهند و سلامت پزشکی

شان چک شود و یا اینکه برخی پرسنل نیاز است محل خدمتشان تغییر کند که حتما باید در قرارداداولیه ذکر شود و

یا شرایطی خاص برای تمدید قراردادشان قید گردد همه این موارد می تواند کارفرما وکارگر و یا طرف قرارداد را در

پیچ و خم های قانونی گرفتار سازد برای پیشگیری از این رخداد بهترین راه حل مشاوره و کمک گرفتن از افراد

خبره در این امور می باشد .

تهیه پرونده پرسنلی به صورت دستی و مکانیزه و نگهداری امن و محرمانه از محتویات آن

شرکتها باید برای همه پرسنل خود یک پرونده کامل پرسنلی داشته و یکسری از مدارک را برای آنها جمع آوری و

بایگانی نمایند . عکس پرسنلی ، کپی شناسنامه و کارت ملی ، مدرک تحصیلی، فرم درخواست کاربا تمام مشخصات

، گواهی آموزش های طی شده و بسیاری مدارک دیگر که بر حسب نوع کار و تخصص متفاوت است باید در این

پرونده جمع آوری گردد.

برخی مدارک در پرنده پرسنلی از اهمیت ویژه ای برخوردار است مانند مشخصات کامل ، آدرس محل زندگی ،

ضمانتنامه های کافی در صورت درگیری مالی فرد در شرکت  از این دست هستند که فقدان آنهامی تواند برای

کارفرما دردسر ساز باشد. شرکت ها و بنگاهها اقتصادی می توانند تشکیل پرنده پرسنلی نیروهای خود را به طور

کامل به موسسات خدمات مالی سپرده و یا برای اطمینان بیشتر از آنها مشاوره بگیرند .

ثبت نام بیمه ای افراد ، تهیه و ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی

تهیه لیست بیمه ، ارائه اطلاعات پرسنل به سازمان تامین اجتماعی باید در فرمت و در موعد های تعیین شده

صورت گیرد تا شرکت مشمول جریمه های دیر کرد نگرد . گاهی کارفرما به دلیل عدم اطلاع از قوانین و الزامات

تهیه لیست بیمه ممکن است تعداد افراد و یا تخصص های آنها را به دقت و صحت ارائه ننماید واین امر باعث

شکایت پرسنل و دعواهای حقوقی گردد برای جلوگیری از یک چنین اتفاقاتی کارفرمایان محترم قطعا باید در در این

امور از افراد متخصص استفاده کرده و نسبت به قوانین بیمه ای به روز و آگاه باشند .

ثبت ، تهیه و تنظیم کارکرد کارکنان و ثبت مرخصی ها و غیبت های روزانه و ساعتی کارکنان، ماموریت،اضافه

کاری، شب کاری، نوبت کاری، جمعه کاری و سایر موارد قانونی برای محاسبه لیست حقوق ودستمزد و پرداخت آن

به پرسنل قبل از هر چیز باید حضور و غیاب و مرخصی ها و کارکرد واقعی پرسنل درطول یک ماه مشخص باشد .

فاکتورهایی مانند اضافه کاری ، تعطیل کاری ، نوبت کاری ، مرخصی های استحقاقی یا بدون حقوق ، مرخصی

استعلاجی به طور مستقیم در میزان حقوق افراد موثر است .

کوچکترین اشتباهی در محاسبه این فاکتور ها می تواند در مبلغ نهایی تفاوت فاحشی ایجاد کرده وموجبات اعتراض

پرسنل و یا ضرر وزیان برای کارفرما را فراهم نماید . محاسبه هر یک از این موارد به صورت کاملا روشن در

قوانین وجود دارد و فقط کافی است افراد مسئول در این خصوص تخصص و مهارکافی را داشته و نسبت به قوانین

هم مطلع باشند که البته به دلیل تغییر قوانین ، شرکت ها باید برای جلوگیری  از هر گونه اشتباه و متعاقب آن ضرر

وزیان برای شرکت از مشاوره موسسات متخصص بهره‌مند شوند .

نصب ، راه اندازی و پشتیبانی انواع دستگاه های ساعت زنی و ورود و خروج کارکنان در گذشته نه چندان دور

شرکتهای بزرگ و کوچک همگی برای ثبت ورود و خروج پرسنل دفتر های بزرگی داشتند که به طور ماهانه آنها را

به انبارها بایگانی می سپردند . اینکه واقعا ثبت ورود و خروج ها و مرخصی یا ماموریت های بین روز به صورت

دستی و کاغذی چقدر می توانست سخت و خطاپذیر باشدقابل توصیف نیست.

در سالهای اخیر دستگاهها کارت زنی ، ثبت اثر انگشت برای تسریع و تسهیل ثبت ورود و خروج پرسنل ایجاد شده

است که البته بسیار کارآمد هم بوده اما به شرطی که خرید و نصب و پشتیبانی این دستگاههااز شرکت های معتبر و

متخصص انجام گیرد تا همه چیز به دقت ثبت گردد در غیر این صورت خود این دستگاهها می تواند مشکلات

بیشتری را برای شرکت ها ایجاد کنند .

تهیه لیست های حقوق و مزایای کارکنان، تهیه لیست های بیمه ای و پرداخت حقوق و مزایای ماهیانه کارکنان و

تهیه و توزیع فیش حقوق به نیابت از کارفرما برخی شرکتهای به خصوص شرکتهای کوچک وشرکت هایی که

دارای شعبه در ایران بوده و شعبه اصلی آن در خارج از کشور می باشد تمایلی به استخدام پرسنل زیاد برای انجام

امور خود نبوده و ترجیح می دهند برخی کارها به طور غیر مستقیم به دست موسسات مشاوره ای انجام شود .

مثلا شرکت های کوچک برای واحد اداری و کارگزینی خود نیرویی استخدام نمی کنند و فقط خود نگهبان ورود و

خروج پرسنل را ثبت کرده و در پایان ماه لیست تهیه شده به این موسسات ارائه می شود و بقیه کارها از قبیل

محاسبه حقوق .، تهیه لیست بیمه و غیره توسط این موسسات انجام شده و بعد از پرداخت حقوق خود این موسسات

هم فیش حقوقی برای پرسنل صادر کرده و به آنها می دهند .

انجام امور مربوط به صدور و تمدید دفترچه های درمانی تامین اجتماعی

برخی شرکتها به خصوص اگر تعداد پرسنل شان بالا باشد برای اینکه از میزان مرخصی کم کرده و کیفیت حضور

نیروهایی خود را افزایش دهند کارهای مربوط به تمدید، صدور، تعویض و سایر کارهای مربوط به دفترچه بیمه

پرسنل و خانواده آنها را خودشان بر عهده میگیرند موسسات خدمات مالی می توانند انجام همه امور مربوط به

دفترچه بیمه را به عهده گرفته و به بدین شکل در وقت هزینه های شرکت و پرسنل آنها صرفه جویی شود .