آیین نامه انضباطی شرکت خصوصی
مقدمه
اگر شما هم مالک یک کسب‌و‌کار، شرکت یا مرکز تجاری و… باشید، حتماً به دنبال روش‌های تهیۀ آیین نامه انضباطی هستید تا بتوانید قدم‌های اولتان را محکم و درست بردارید. در ابتدا بهتر است با مفهوم و چیستی آیین‌نامه‌های انضباطی آشنا شویم. آیین‌نامه انضباطی جزو مهمترین و اصلی‌ترین مدارک بایگانی در شغل حسابداری است. البته تهیه و اخذ این آیین‌نامه جزو وظایف یک حسابدار نیست، ولی به هر حال یکی از مدارکی است که برای حسابداران قابل استناد است و آشنایی با روش تنظیم و تهیۀ آیین‌نامه انضباطی می‌تواند یاری‌گر حسابدار در اجرای هرچه بهتر وظایفش باشد.
تهیۀ آیین‌نامۀ انضباطی برای شرکت‌ها چه روش‌ها و اصولی دارد؟
با توجه به تبصرۀ 2 ماده 27 قانون کار، تهیۀ آیین‌نامه انضباطی برای شرکت‌ها با چند هدف اصلی انجام میشود که مهمترین‌شان عبارت است از:
-
ارتقا و افزایش میزان بهره‌وری
-
حفظ ارزش‌ها و کرامت‌های انسانی کارمندان
-
پیشگیری از کم‌کاری یا بی‌نظمی کارمندان
-
تنبیه کردن و مجازات کارمندان خاطی
آیین‌نامه انضباطی بخش‌های مختلف و ساختار تقریباً ثابتی دارد، اما بسته به نوع کار شرکت ممکن است تفاوت‌هایی در جزئیات مفاد آیین‌نامه‌ها وجود داشته باشد. به‌طور کلی برای تهیۀ آیین‌نامه انضباطی شرکت‌ها باید بخش‌های زیر را در آن ایجاد کرد:
-
بخش اول: کمیتۀ انضباط کار
-
بخش دوم: تخلفات
-
بخش سوم: تنبیهات
-
بخش چهارم: رسیدگی
-
بخش پنجم: اتخاذ تصمیم، ابلاغ و اجرا
-
سایر مقررات
اینک به اختصار به معرفی هر کدام از بخش‌ها می‌پردازیم:
کمیتۀ انضباط کار
هدف از تشکیل این کمیته رسیدگی به تخلف‌های انضباطی کارمندان و کارگران است. در این کمیته یک یا چند نماینده از طرف کارفرما، یک یا چند نماینده از طرف کارگران یا کارمندان و یک نفر نماینده از بین سرپرستان حضور دارند و مدت عضویت هریک از اعضا در کمیته از قبل مشخص شده است. در کمیتۀ انضباط کار باید یکی از نمایندگان کارفرما لیسانس حقوق داشته و با مسائل اداری به طور کامل آشنا باشد. تصمیماتی که در این کمیته گرفته میشود در 6 نسخه تنظیم و به کارفرما، کارگر، تشکل‌های کارگری، پرونده‌های استخدامی کار، بایگانی کمیتۀ انضباط کار، ادارۀ کار و رفاه اجتماعی و همچنین ادارۀ تعاون محل، ابلاغ میشود.
تخلفات
بخش دوم که باید در تهیۀ آیین‌نامۀ انضباطی به مفاد آن توجه دقیق داشت، تخلفات است. تخلفات اداری به چهار گروه تقسیم میشود و هر گروه شامل قوانین انضباطی مجزایی است.
گروه اول:
-
سهل‌انگاری و کم‌کاری در انجام دادن کارها
-
نشان دادن هر رفتار مغایر با قوانین شغلی یا اداری
-
رعایت نکردن پوشش و شئونات اجتماعی و اسلامی
-
نظارت ناکافی مدیران بر فعالیت کارمندان
-
مشارکت نکردن در دوره‌های آموزشی
-
تعطیل کردن کار در ساعت‌های اداری
-
استعمال دخانیات
-
کم‌دقتی در محافظت از سندها، وجوه و اموال کارگاه و کارفرما
گروه دوم:
-
تهمت و بردن آبروی افراد دیگر
-
توجه نکردن به اصول ایمنی در حین کار با ماشین‌ها و ابزارها
-
عدم استفاده از تجهیزات ایمنی فردی در مواقع لزوم
-
اعتیاد به مشروبات الکلی و مواد مخدر و مصرف آنها در محل کار
-
سوءاستفاده از مقام و پست
-
ارائۀ گزارش‌های دروغ در زمینۀ مسائل مربوط به کار
-
اطاعت نکردن از مافوق
-
تبعیض بین افراد به دلیل مسائل شخصی و روابط غیرکاری
-
تأخیر در رسیدگی به امور ارباب‌رجوع بدون دلایل موجّه
گروه سوم:
-
کارشکنی، کم‌کاری و تشویق دیگران به آن
-
محافظت نکردن از اسناد محرمانه و افشای آنها
-
تصاحب اموال مشتریان و شرکت، بدون کسب اجازه
-
استراق سمع و باز کردن بسته‌های مجموعۀ کاری یا دیگر افراد
-
اخذ وجوه مالی به دلایلی جز قوانین تعیین‌شده
-
جعل و دستکاری اوراق و اسناد
گروه چهارم:
-
مشارکت در تجمع‌هایی مثل اعتصاب و تشویق دیگران به این کار
-
همکاری کردن با گروه‌های محارب
تنبیهات
آشنایی با انواع تنبیهات و حدود و مراحل آن یکی از بخش‌های مهم تنظیم و تهیۀ آیین‌نامه انضباطی است. در قوانین اداری و شرکت‌ها، تنبیهات چهار مرحله دارد:
-
تذکر کتبی برای بار اول
-
تذکر کتبی برای بار دوم
-
کسر کردن بخشی از تسهیلات و پاداش فرد یا تمام آن
-
محروم شدن فرد از ارتقای شغلی و یا تنزل مقام
برای هرکدام از تخلف‌های چهارگانه که در بالا به آنها اشاره شد، بخشی از این تنبیهات اجرا میشود.
رسیدگی
کمیته‌های انضباط کار طبق گزارش‌های ارجاعی که از سرپرست‌ها، رئیس‌ها و مدیران به دبیرخانه می‌رسد، کار رسیدگی را آغاز می‌کنند.
اتخاذ تصمیم، ابلاغ و اجرا
در این مرحله کمیته بعد از بررسی اسناد و مدارک پرونده، شنیدن دفاعیات متهم و در نظر گرفتن شرایط و عوامل دیگر، تصمیم نهایی را خواهد گرفت. یکی از نکات مهمی که در تهیۀ آیین‌نامه انضباطی باید مد نظر داشت این است که امکان اعتراض به مراجع قضایی دربارۀ تصمیماتی که در این کمیته گرفته میشود، برای فرد یا افراد وجود دارد.
یک راه حل برای مدیریت منابع انسانی :
فناوری اطلاعات به سرعت در حال تغییر است و همزمان با تغییر خود مدیریت منابع انسانی را نیز دگرگون می کند.
هر سازمان یا شرکتی برای ایجاد نظم و انضباط کاری در فرآیند امور ذاتی خود نیاز به تدوین برنامه‌ای راهبردی تحت عنوان آیین‌نامه و یا نظام‌نامه دارد که نظام‌نامه بطور عام و آیین‌نامه بطور خاص فارغ ازقوانین بالادستی مانند : قانون کار ، قانون مالیاتی و قانون تجارت ، شامل قوانین و مقرراتی می‌باشد که با قوانین عام و خاص نه تنها منافاتی نداشته، بلکه به یکایک حوزه‌ها و واحدهای سازمانی و کارکنان شاغل در آن کمک می‌کند که نحوه رفتار سازمانی ( چه رفتار بین واحدها و چه رفتار بین کارکنان ) تعریف شده و فاقد نکات مبهم بوده و در پیشبرد اهداف غایی سازمان نیز مثمر ثمر باشد.
یک شرکت خصوصی چه آیین‌نامه‌هایی را باید داشته باشد؟
انواع آیین نامه‌های یک شرکت خصوصی بنا بر مقتضای فعالیت خود و حجم فعالیتش می‌تواند شامل موارد زیر باشد و کلیه آیین‌نامه‌ها در هر شرکت در صورت تصویب هیئت مدیره قابل اجرا خواهد بود:
-
آیین‌نامه انضباطی
-
آیین‌نامه حقوق و دستمزد
-
آیین‌نامه استخدام و جذب نیروی انسانی
-
آیین‌نامه ارزیابی کارکنان
-
آیین‌نامه واگذاری سهام تدریجی
-
آیین‌نامه معاملات و مالی
-
آیین‌نامه وام کارکنان
لازم به ذکر است که تمامی آیین‌نامه‌ها ممکن است در هر شرکتی به‌کار گرفته نشود و در این مطلب صرفا به معرفی پرکاربردترین و مهمترین آنها می‌پردازیم.
آیین‌نامه پرسنلی چیست؟
علاوه بر قوانین وزارت کار بابت حداقل‌های حقوق و دستمزد و مزایا و مرخصی‌ها، سازمان‌ها نیز قوانین والزاماتی را درخصوص ساعات کاری، فوق‌العاده‌ها، آیین‌نامه‌های انضباطی و شرایط رفاهی برای کارکنان خود وضع می‌کنند. عموما مجموعه این قوانین و مقررات شامل قوانین بیمه و قانون کار بوده و الزامات سازمانی آن تحت عنوان آیین‌نامه پرسنلی درسازمان تدوین و منتشر میشود. آیین‌نامه پرسنلی یکی ازاسنادی می‌باشد که جهت اطلاع و آگاهی تحویل کارمندانی که تازه استخدام شده‌اند میشود تا از ضوابط آن مطلع شوند.
کاربرد آیین‌نامه پرسنلی
مدیریت منابع انسانی و عملکرد مورد انتظار کارکنان محقق نخواهد شد مگر با ملزم کردن مجموعه‌ای ازقوانین و مقررات و الزامات سازمانی برای کارکنان آیین نامه پرسنلی نحوه صحیح بکارگیری پرسنل،روش استخدام و کارگزینی را براساس نیاز واحدها بیان می‌کند و علاوه بر مطرح کردن روش کارگزینی و استخدام باید به موارد اولیه حقوق و مزایا، شرایط ارتقا، تعطیلات و مرخصی‌ها نیز بپردازد.
مقررات انضباطی در شرکت به چه مفهومی است؟
طبق ماده ۲۷ قانون کار، تنظیم آیین‌نامه انضباطی برای شرکت‌هایی که دارای کارمند و پرسنل می‌باشند ، به عنوان یک عنصر تعیین‌کننده تلقی شده و تاثیر مهمی در پوشش مشکلات بوجود آمده توسط نیروی انسانی می‌گذارد. از طرف دیگر یکی از مدارک مهم قابل استناد محسوب میشود و از ارکان تعیین‌کننده در جذب نیروی انسانی و تشکیل پرونده پرسنل می باشد.
آیین نامه انضباطی و استخدامی چیست؟
آیین‌نامه انضباطی دارای دو بخش کلی و داخلی است .
بخش کلی، بیشتر کلیات منطبق بر قوانین کار و امور اجتماعی را شامل میشود به عنوان مثال مشخص نمودن حقوق پایه، حداقل دستمزد روزانه، مشخص کردن مبلغ اضافه‌کاری، ذخیره مرخصی و ساعت کاری در هفته، نمونه‌هایی از این قسمت می‌باشد.
بخش داخلی که دارای جزئیات بیشتری است، منطبق با نوع فعالیت شرکت و یا موسسه تنظیم میشود. آیین نامه انضباطی در همه شرکتهای خصوصی و سازمان‌ها یکی از اصول و شرایط قراردادن مسئولیت مشخص به بخش‌ها و نیروهای هر بخش را تعیین می‌کند. به عنوان مثال یک شرکت تولیدی برای افزایش تولید خود می‌تواند عواملی را مشخص کند و به اطلاع همه کارکنان برسد. عواملی مانند مراقبت و نگهداری از تجهیزات و ابزارآلات و مطلع نمودن مسئولین جهت سرویس و تعطیلات و یا تلاش موفقیت آمیز و بالابردن سطح مهارت فردی در بهبود روند اجرای کار.
نکات پیرامون آیین‌نامه انضباطی
آیین‌نامه انضباطی کارمندان عمدتا در خصوص تشویق و تنبیه، مرخصی‌های گوناگون، ارتقا شغل، تنزیل شغل و مواردی که مستقیما با نوع رفتار و عملکرد پرسنل در ارتباط اند می‌باشد .
معمولاً در بسیاری از شرکتهای خصوصی، آیین‌نامه به صورت یک برگه، پیوست قرارداد کارکنان می‌شودکه بیشتر همان کلیات را توضیح می‌دهد. در صورتی که دیگر شرکت‌ها دفترچه‌ای با این عنوان تنظیم وچاپ نموده و پس از مصاحبه و گزینش کارکنان، این دفترچه را به رویت آنها می‌رسانند و در پایان امضا و اثرانگشت اخذ می‌کنند.
در آیین‌نامه انضباطی، تمامی انتظارات باید بیان شود. هر شرکت باید تمامی موارد مورد نیاز مجموعه را بصورت اصولی ذکر کند، به عنوان مثال یکی از این موارد حق ماموریت است که در آن به بعد مسافتی و شرایط احراز حق ماموریت می‌توان اشاره نمود. از دیگر موارد می‌توان تعیین ساعت کار، روزکاری، نوبت کاری و شب کاری را نام برد.
اگر اداره کار، آیین‌نامه انضباطی را تایید کرده باشد، می‌توان از مفاد آن و یا نحوه اجرای آن به هیئت حل اختلاف یا دیوان عدالت اداری شکایت کرد.
در صورتی که کارمندی به شرکت (یا کارگری به کارگاه) خسارتی وارد می‌آورد، می‌توان برای جبران خسارت به آیین‌نامه انضباطی مراجعه کرد زیرا در این‌گونه موارد، مسئولیت‌ها و نحوه پرداخت خسارت در آن مشخص شده است.
تنظیم این آیین نامه از این حیث اهمیت دارد که به نوعی سندیت و اتمام حجت برای رفتار برابر و قانونی با پرسنل را فراهم می‌کند.
آیین‌نامه حقوق و دستمزد
در این آیین‌نامه به تفصیل نحوه محاسبه و پرداخت حقوق و مزایای مستمر و غیرمستمر به کارمندان ثابت،قراردادی و پاره‌وقت تعیین می‌گردد. مواردی دیگر مانند کسر کار، اضافه کار، نحوه افزایش حقوق کارمندان، مرخصی، عیدی، سنوات و حق ماموریت هم در این آیین‌نامه ذکر میشود.
به طور خلاصه تمام مقررات مربوط به حقوق و مزایا و دستمزد مطابق با قانون کار ایران در این آیین نامه تعیین تکلیف میشود.
نحوه تنظیم آیین نامه شرکت
آیین‌نامه هر شرکت منطبق بر نیازهای همان شرکت می‌باشد و باید نسبت به نوع فعالیت آن تنظیم گرددو موضوع مدون و یکسانی نمی‌باشد. لذا باید نسبت به تهیه و تنظیم آن، خود شرکت اقدام نماید و پس ازتهیه، جهت اجرا باید توسط اداره کار متبوع تایید گردد.
شما می‌توانید برای دریافت مشاوره حقوقی در خصوص تنظیم آیین نامه شرکت با تیم حقوقی یارا مشاور در ارتباط باشید. تیم ما قادر است مشاوره حقوقی ارزان، دقیق و با کیفیتی را به کسب و کارهای شما ارائه کند و شما را در جهت تنظیم انواع آیین نامه شرکتهای خصوصی مانند آیین نامه حقوق و دستمزد، انضباطی، استخدامی، پرسنلی و… یاری کند.
